怎么设置excel数值的正负值 | Excel正负值显示格式设置详解
怎么设置excel数值的正负值
在Excel中设置数值的正负值显示，主要通过 **单元格格式设置** 来实现。您可以选择显示为正数、负数，或者根据需要自定义颜色和符号。
理解Excel中的数值正负值显示
Excel默认情况下会根据您输入的数值自动显示其正负号。例如，输入 `100` 会显示为 `100`，输入 `-50` 会显示为 `-50`。然而，很多时候我们需要更精细地控制这些数值的显示方式，以达到更清晰的数据呈现效果，例如：
- 将负数显示为红色，正数显示为黑色。
- 去除负数前的负号，但依然能识别其为负数（例如，通过括号包裹）。
- 统一设置所有数值的显示格式，使其风格一致。
- 在数值后添加特定的单位或符号。
这些都可以通过Excel强大的 **自定义单元格格式** 功能来完成。
方法一：使用预设格式设置数值正负值
Excel提供了许多预设的数值格式，其中一些已经包含了对正负值的不同显示方式。这是最简单快捷的方法。
步骤：
- 选择需要设置格式的单元格或单元格区域。 您可以通过单击单个单元格，或者按住 `Ctrl` 键（或 `Cmd` 键在Mac上）选择多个不连续的单元格，或者单击并拖动鼠标选择一个连续的区域。
- 右键单击选中的单元格，然后选择“设置单元格格式”。 您也可以按下快捷键 `Ctrl + 1`（在Mac上是 `Cmd + 1`）。
- 在“设置单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡。
- 在“分类”列表中，选择“数值”或“货币”或“会计专用”。 这三个类别都提供了对正负数值的不同显示选项。
-
查看“负数”的显示格式。
在右侧的“负数”选项中，您会看到几种预设的显示方式，例如：
- -1234.10 （标准负号显示）
- (1234.10) （负数用括号括起来）
- -1,234.10 （带千位分隔符和负号）
- (1,234.10) （带千位分隔符和括号）
- 根据您的需求选择一个合适的格式。 例如，如果您想让负数显示为红色，通常可以选择带有红色标志的格式，如 `(1234.10)` 并确保在“数字”类别下，Excel会自动根据系统的颜色设置显示。如果需要更精确的颜色控制，则需要使用自定义格式。
- 点击“确定”应用更改。
提示：
- “货币”和“会计专用”格式在显示货币符号和负数处理上有所不同。“会计专用”会将负数用括号括起来，并使负号与数值对齐，更适合财务报表。
方法二：使用自定义格式设置数值正负值
自定义格式提供了最大的灵活性，您可以精确控制数值的正负、颜色、小数位数、千位分隔符等。
理解自定义格式代码
自定义格式代码的结构通常是：[正面格式][负面格式][零格式][文本格式]。
其中，我们最常用的是正面格式和负面格式。代码的编写遵循一定的规则：
- `0`：表示一个数字占位符，如果该位置没有数字，则显示0。
- `#`：表示一个数字占位符，如果该位置没有数字，则不显示。
- `.`：用于分隔整数和小数。
- `,`：用作千位分隔符。
- `"文本"`：在数值前后添加指定的文本。
- `[颜色]`：指定该部分的显示颜色，例如 `[红色]`、`[蓝色]`、`[绿色]`、`[黑色]`、`[黄色]` 等。
- `_`：用于添加空格，常用于对齐。
- `-`：显示负号。
- `()`：将负数用括号括起来。
设置正负值不同颜色的格式
这是最常见的自定义需求之一。例如，我们想让正数显示为黑色，负数显示为红色。
步骤：
- 选择需要设置格式的单元格或单元格区域。
- 右键单击选中的单元格，然后选择“设置单元格格式”（或按 `Ctrl + 1`）。
- 在“设置单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡。
- 在“分类”列表中，选择“自定义”。
-
在“类型”框中，删除已有的内容，然后输入您想要的自定义格式代码。
例如，要设置正数为黑色，负数为红色，且保留两位小数：
[黑色]0.00[红色]-0.00解释：
- `[黑色]0.00`：表示正数的格式，显示为黑色，保留两位小数。
- ``：分隔正面格式和负面格式。
- `[红色]-0.00`：表示负数的格式，显示为红色，并在数值前加上负号，保留两位小数。
- 点击“确定”应用更改。
设置负数用括号括起来的格式
有时，为了美观或避免使用负号，我们会选择用括号包裹负数。
步骤：
- 按照上述步骤 1-4 进行操作，选择“自定义”类别。
-
在“类型”框中，输入以下格式代码：
0.00(0.00)解释：
- `0.00`：表示正数和零的显示格式，保留两位小数。
- ``：分隔符。
- `(0.00)`：表示负数的显示格式，用括号括起来，保留两位小数。
- 点击“确定”应用更改。
设置在数值后添加单位的格式
例如，将所有数值后面都加上“个”。
步骤：
- 按照上述步骤 1-4 进行操作，选择“自定义”类别。
-
在“类型”框中，输入以下格式代码：
0"个"-0"个"0"个"解释：
- `0"个"`：表示正数显示为数值后加“个”。
- ``：分隔符。
- `-0"个"`：表示负数显示为负号、数值后加“个”。
- ``：分隔符。
- `0"个"`：表示零显示为数值后加“个”。
- 点击“确定”应用更改。
方法三：使用条件格式突出显示负值
条件格式是一种强大的工具，可以根据单元格的值自动应用格式。这对于突出显示负数或任何符合特定条件的值非常有用。
设置负数显示为红色
步骤：
- 选择需要设置格式的单元格或单元格区域。
- 在Excel功能区，点击“开始”选项卡。
- 在“样式”组中，点击“条件格式”。
- 将鼠标悬停在“突出显示单元格规则”上，然后选择“小于”。
- 在弹出的对话框中，输入 `0`。 这将设置条件为“小于0”，即所有负数。
- 在“设置为”下拉菜单中，选择“自定义格式”。
- 在“设置单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡，然后根据需要设置数字格式（例如，保留两位小数）。
- 切换到“字体”选项卡，在“颜色”下拉菜单中选择“红色”。 您也可以在“填充”选项卡中设置单元格背景颜色。
- 点击“确定”应用更改。
提示：
- 条件格式不会改变单元格中的实际数值，只会改变其显示外观。
- 您可以根据需要设置多种条件格式，Excel会按照您设置的顺序应用。
关于数值显示和实际值的区别
需要强调的是，所有上述方法都是 **改变数值的显示格式**，而 **不会改变单元格中存储的实际数值**。这意味着：
- 如果您对一个设置为显示为 `(50)` 的单元格进行求和，Excel仍然会将其视为 `-50` 进行计算。
- 如果您在同一个单元格中输入 `50`，它会显示为 `50`（或者根据自定义格式显示其他样式）；如果输入 `-50`，它会显示为 `(50)`（根据自定义格式）。
这对于进行计算和分析非常重要，因为Excel会使用单元格的实际数值进行运算，而不是其显示的格式。
选择哪种方法？
选择哪种方法取决于您的具体需求和偏好：
- 最简单快捷： 使用预设格式（方法一），适用于常见的正负数显示需求。
- 最灵活强大： 使用自定义格式（方法二），可以实现任何您想要的显示效果，尤其适合需要特定颜色、单位或符号的场景。
- 动态突出显示： 使用条件格式（方法三），当数值变化时，格式也会自动更新，非常适合需要快速识别数据异常或重要数值的情况。
总结
掌握Excel中设置数值正负值显示格式的方法，能够极大地提升您在Excel中的数据处理和呈现能力。无论是使用预设格式的便捷，还是自定义格式的强大，亦或是条件格式的动态，您都可以根据自己的需求，让Excel中的数据更加清晰、美观且易于理解。
