档案管理制度上墙—— 明确规章，提升效率，安全合规
【档案管理制度上墙】—— 明确规章，提升效率，安全合规
什么是档案管理制度上墙？
档案管理制度上墙是指将本单位或部门的档案管理相关规章制度，以印刷、刻制或电子显示等形式，张贴、悬挂或陈列在档案室、办公室等醒目位置，方便全体员工查阅、学习和遵守。
为什么需要档案管理制度上墙？
档案管理制度上墙是规范档案管理工作、提升全体员工档案意识、确保档案安全与合规性的重要举措。它能使制度真正落地，成为指导工作的行为准则，避免因制度不明而产生的混乱和失误。
档案管理制度上墙的核心目的
档案管理制度上墙并非简单的“墙面装饰”，其背后承载着明确的战略目标和实际效用。将制度“上墙”的核心目的在于：
- 提高可见性与认知度： 将制度置于显眼位置，确保每一位员工都能在日常工作中接触到，强化对档案管理重要性的认识。
- 促进制度的遵循与执行： 制度上墙是可视化管理的重要手段，能够时刻提醒员工按照规定行事，减少因遗忘或疏忽造成的违规行为。
- 统一操作规范： 确保所有部门和个人在档案的形成、收集、整理、保管、利用和销毁等环节，都遵循统一的、标准化的操作流程。
- 强化责任意识： 明确各岗位在档案管理中的职责，通过制度的公开，形成一种自我监督和相互监督的氛围，提升全员的责任感。
- 提升工作效率： 清晰的制度指引可以减少员工在处理档案时的困惑和摸索，从而提高工作效率，避免不必要的返工。
- 保障档案安全与保密： 严格的制度是防范档案丢失、泄密、损毁的“防火墙”，上墙的制度能帮助员工理解并执行安全保密要求。
- 便于检查与审计： 制度的公开化便于内部审计和外部检查，能够直观地展示单位在档案管理方面的规范化程度。
- 构建良好档案文化： 通过制度的宣传和普及，逐步在单位内部形成重视档案、爱护档案、规范管理档案的良好文化氛围。
档案管理制度上墙的内容要求
档案管理制度的上墙内容必须是经过系统梳理、符合国家法律法规和行业标准的，并且是当前单位实际情况适用的。具体内容应包括但不限于以下方面：
一、 档案管理总则
- 目的与依据： 明确档案管理是为了什么（例如：贯彻落实国家档案法律法规，加强单位档案管理，提高档案利用效益等），依据是什么（例如：《中华人民共和国档案法》、《机关文件材料归档范围和保管期限规定》等）。
- 适用范围： 明确制度适用于本单位哪些部门、哪些类型的人员（例如：全体工作人员，特别是涉及档案管理工作的岗位）。
- 基本原则： 强调档案管理应遵循的原则，如（收集齐全、保存完整、利用方便、安全保密）。
- 术语定义： 对档案、归档、保管期限、销毁等关键术语进行清晰定义。
二、 档案的形成与收集
- 归档范围： 详细列明本单位需要归档的文件材料的范围，包括各类文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等。
- 文件材料的形成要求： 规定公文、报告、会议记录、合同、图纸等各类文件材料在形成时的规范要求，如（格式、要素、签字盖章等）。
- 立卷归档要求： 明确文件的收集、整理、组卷的原则和方法，包括（文件材料的鉴定、分类、编号、案卷编排、案卷封面、案卷脊等）。
- 归档时间： 规定各类文件材料的归档期限（例如：定期归档，重要文件随办随归）。
三、 档案的整理与著录
- 案卷整理： 详细说明如何对已形成的案卷进行横向（文件）和纵向（案卷）的整理，包括（文件装订、排列顺序、填写案卷内页、案卷封面、案卷脊等）。
- 案卷著录： 明确案卷目录、案卷封面、案卷脊等著录内容的填写规范，确保信息准确、完整。
- 保管期限的确定： 依据国家规定和本单位实际，明确各类档案的保管期限（例如：永久、长期、短期），并说明确定依据。
- 分类体系： 明确本单位的档案分类体系，便于档案的查找和管理。
四、 档案的保管与保护
- 档案库房管理： 规定档案库房的选址、建筑要求、温湿度控制、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等具体措施。
- 档案装具要求： 明确档案盒、卷皮、档案架等的规格、材质要求，以及如何正确使用。
- 档案的定期检查： 规定档案的定期清点、检查制度，及时发现并处理异常情况。
- 档案的移交与接收： 明确档案在部门之间、人员变动时的移交与接收流程和要求。
- 特殊档案的保管： 对涉密档案、重要档案、电子档案等特殊载体的保管要求进行单独规定。
五、 档案的利用与鉴定
- 档案利用流程： 明确档案的借阅、阅览、复制、摘抄等利用的申请、审批、登记、归还流程。
- 利用规定： 规定档案利用的注意事项，如（不得涂改、污损、损毁档案，不得泄露档案内容等）。
- 档案的鉴定： 规定档案的定期鉴定销毁制度，包括（鉴定小组的组成、鉴定程序、销毁审批、销毁方式、销毁清册等）。
- 禁止销毁的情形： 明确哪些档案不得销毁，即使已过保管期限。
六、 电子档案管理
- 电子文件的形成与归档： 规定电子文件的命名、存储、格式要求，以及如何将其归档。
- 电子档案的存储与备份： 明确电子档案的存储介质、存储方式、备份策略，确保其安全性和可恢复性。
- 电子档案的利用与安全： 规定电子档案的访问控制、权限管理、防病毒、防黑客等安全措施。
- 电子档案的长期保存： 探讨电子档案的长期迁移、格式转换等技术要求。
七、 档案工作人员的职责
- 档案机构设置： 明确档案管理部门或人员的设置。
- 岗位职责： 详细列明档案管理员、部门档案员、普通员工在档案管理工作中的具体职责。
- 培训与考核： 规定对档案工作人员的业务培训和考核要求。
八、 违规处理
- 违规行为的界定： 明确哪些行为属于档案管理违规。
- 处理措施： 规定对违反档案管理制度的行为，根据情节轻重给予相应的纪律处分或经济处罚。
档案管理制度上墙的形式与载体
选择合适的上墙形式能够更好地达到宣传和警示效果。常见的形式包括：
- 制度汇编本： 将所有档案管理制度汇编成册，在办公室、会议室、档案室等公共区域摆放，方便取阅。
- 宣传挂图/展板： 将核心制度、重点环节、警示内容制作成图文并茂的挂图或展板，张贴在醒目位置。例如，可以将《档案管理基本要求》、《档案保密须知》、《档案利用须知》等制作成挂图。
- 电子显示屏： 在单位内部的电子显示屏上滚动播放档案管理制度、重要提示、违规案例等内容。
- 警示标识： 在档案室门口、重要档案存放区域张贴“禁止吸烟”、“保持安静”、“请勿触摸”等警示标识。
- 宣传手册/口袋书： 制作精简的档案管理制度宣传手册，发放到员工手中，方便随时查阅。
- 海报： 针对特定主题，如“档案安全月”、“档案知识普及周”等，制作宣传海报。
选择哪种形式，应根据单位的规模、文化氛围、硬件条件以及宣传重点来决定，可以多种形式并用，以达到最佳的宣传效果。
档案管理制度上墙的实施步骤
为了确保档案管理制度能够有效“上墙”，并真正发挥作用，需要遵循一定的实施步骤：
- 制度梳理与完善：
- 首先，对现有的档案管理制度进行全面梳理，对照国家法律法规和行业标准，查找不足。
- 根据单位的实际情况，修订、完善或新制定相关制度。
- 确保制度内容科学、合理、具有可操作性。
- 内容精炼与设计：
- 从完善的制度文本中提炼出核心内容、关键条文、操作要点和警示信息。
- 结合宣传形式，进行可视化设计，如制作图表、流程图、漫画、警示语等，使其更易于理解和记忆。
- 注重版式设计，确保文字清晰、图文并茂、整体美观。
- 审批与审核：
- 将精炼后的制度内容及设计方案提交给单位领导或相关部门进行审批。
- 确保内容准确无误，符合单位的管理要求。
- 制作与张贴：
- 根据审批通过的设计方案，委托专业机构或自行制作宣传品。
- 选择档案室、办公室、会议室、大厅等员工经常出入的醒目位置进行张贴、悬挂或陈列。
- 张贴时要保证平整、牢固、易于辨认。
- 宣传与培训：
- 在制度上墙的同时，组织全体员工进行一次关于档案管理制度的集中宣传和培训。
- 讲解制度的重要性和具体要求，解答员工疑问。
- 将制度上墙作为一项长期性的工作，纳入新员工入职培训内容。
- 监督与检查：
- 定期对制度上墙的执行情况进行监督和检查，了解员工是否按制度执行。
- 检查制度内容是否仍然适用，是否有需要更新。
- 更新与维护：
- 随着法律法规、业务流程的调整，档案管理制度也需要适时更新。
- 定期评估制度的有效性，并根据实际情况进行更新和维护，确保制度始终保持先进性和实用性。
档案管理制度上墙的常见问题与解答
在档案管理制度上墙的实施过程中，可能会遇到一些问题，以下是一些常见问题及解答：
- 问题1： 档案管理制度上墙的内容是否越详细越好？
- 解答： 并非越详细越好。上墙的制度应精炼核心内容，突出重点。过于冗长、复杂的条款不利于员工快速理解和记忆，可以选择将详细的制度文本放置在档案室供查阅，而将关键条文、操作要点和警示信息制作成挂图或展板。
- 问题2： 哪些部门的档案管理制度必须上墙？
- 解答： 理论上，所有涉及档案产生、处理、保管、利用的部门都应该将相关的档案管理制度上墙。特别是档案管理部门、办公室、人事部门、财务部门、法务部门以及各业务部门的负责人和档案员岗位。最重要的是，所有员工都应该能接触到与自己工作相关的档案管理规定。
- 问题3： 电子档案的管理制度是否也需要上墙？
- 解答： 是的。随着电子档案的普及，电子档案的管理制度也至关重要。可以通过电子显示屏滚动播放，或者在内部网络上设置专栏，方便员工随时查阅。
- 问题4： 档案管理制度上墙后，还需要进行哪些配套工作？
- 解答： 制度上墙只是第一步，还需要配套进行宣传、培训、监督、检查和考核。只有将制度的宣传、教育、执行、监督有机结合，才能真正发挥制度的作用。
- 问题5： 如果单位内部存在不同性质的档案（如：文书档案、科技档案、会计档案），是否需要分开上墙？
- 解答： 可以根据需要分开上墙，也可以整合上墙。例如，可以将各类档案管理的总则、原则、利用、保密等通用性内容整合；而对于各类档案特有的形成、收集、整理、保管要求，可以单独制作针对性的挂图或宣传资料。
- 问题6： 档案管理制度是否需要定期更新？
- 解答： 是的。法律法规、技术发展、单位业务的变动，都会要求档案管理制度进行适时更新。建议至少每年对制度进行一次评估和修订，确保其时效性和准确性。
档案管理制度上墙的价值体现
将档案管理制度“上墙”的最终价值体现在多个层面：
- 合规性提升： 确保单位的档案管理活动符合国家法律法规的要求，降低合规风险。
- 运营效率优化： 标准化的操作流程和清晰的制度指引，能够显著提高档案处理和利用的效率。
- 信息资产保护： 严格的制度是保护单位信息资产安全、防止信息泄露或丢失的有力保障。
- 企业文化建设： 制度的公开与执行，有助于在员工中树立严谨、规范的工作作风，营造良好的档案管理文化。
- 成本效益显现： 有效的档案管理可以减少因差错、丢失、查找困难而产生的额外成本，从长远来看具有显著的成本效益。
总而言之，档案管理制度的上墙不仅仅是一项形式化的工作，更是单位档案管理规范化、精细化、现代化建设的重要环节。通过将规章制度可视化，将管理要求内化于心、外化于行，最终实现档案管理的科学化，为单位的健康发展提供有力支持。
