Excel表格中怎么筛选出重复项？全方位图文教程

Excel表格中怎么筛选出重复项？

在Excel表格中筛选出重复项，主要通过条件格式中的突出显示单元格规则，或者使用数据选项卡下的删除重复项功能，以及结合COUNTIF函数进行筛选来实现。

一、使用条件格式突出显示重复项

这是最直观且常用的方法，能够快速在原始数据中标记出所有重复的单元格。

1. 突出显示单个列的重复项

假设你有一个包含学生姓名和成绩的表格，你想找出姓名重复的学生。

1. 选择数据范围：

   首先，选中包含需要查找重复项的列。例如，如果你想查找“姓名”列中的重复项，就选中整个“姓名”列（或者包含姓名的单元格区域）。

2. 打开条件格式：

   点击Excel菜单栏上的“开始”选项卡。

   在“样式”组中，找到并点击“条件格式”。

3. 选择突出显示规则：

   在弹出的下拉菜单中，选择“突出显示单元格规则”。

   接着，选择“重复值”。

4. 设置格式：

   在弹出的“重复值”对话框中，你可以看到两个选项：

   • “在选定区域中查找：”：这里默认会选择“重复”。这意味着Excel将找出所有出现两次或两次以上的值。
   • “设为格式：”：你可以选择一个预设的格式（如浅红填充色带深红色文本），或者点击下拉箭头选择“自定义格式”来设置自己想要的字体、边框、填充颜色等。
5. 确认：

   点击“确定”。

完成以上步骤后，Excel表格中所有在选定列中重复出现的值都会被高亮显示，你可以一目了然地看到哪些姓名是重复的。

2. 突出显示跨越多列的重复项（整行重复）

有时候，你可能需要找出那些在多个列中所有值都完全相同的行，也就是整行重复。

1. 选择数据范围：

   选中包含所有需要比较的列的数据区域。确保包含你想要判断是否重复的所有列。

2. 新建规则：

   点击“开始”选项卡 -> “条件格式” -> “新建规则”。

3. 选择公式规则：

   在“新建格式规则”对话框中，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。

4. 输入公式：

   在“为符合此公式的值设置格式”的输入框中，输入以下公式：

   =COUNTIF($A$2:$D$10, A2)>1

   公式解释：

   • `$A$2:$D$10`：这是你选择的数据区域的绝对引用。这里的`$A$2`和`$D$10`需要根据你实际选择的单元格范围进行修改。绝对引用（使用`$`符号）非常重要，它能确保在公式应用到其他行时，这个范围保持不变。
   • `A2`：这是你选择的数据区域的第一个单元格（当前行的第一个单元格）。Excel会自动将这个相对引用应用到每一行。
   • `COUNTIF(range, criteria)`：这个函数的作用是计算在一个区域（range）中，满足指定条件（criteria）的单元格数量。
   • `>1`：表示如果 COUNTIF 函数返回的值大于1，则说明该行存在重复项。

   重要提示：公式中的 `$A$2:$D$10` 和 `A2` 需要根据你实际选取的区域和起始单元格来调整。例如，如果你的数据从 A2 到 E50，那么公式应该是 `=COUNTIF($A$2:$E$50, A2)>1`。并且，要确保公式中的第一个单元格引用（如 A2）是您所选区域的第一个单元格。

5. 设置格式：

   点击“格式”按钮，选择你想要的突出显示格式，然后点击“确定”。

6. 确认：

   点击“确定”。

这样，所有整行内容都重复的行就会被高亮显示。

二、使用“删除重复项”功能

如果你想直接删除表格中的重复项，而不是仅仅标记出来，可以使用“删除重复项”功能。这个功能会保留第一次出现的记录，删除后续重复的记录。

1. 删除单个列的重复项

例如，在一个客户列表里，你想要删除重复的客户姓名。

1. 选择数据范围：

   选中包含需要删除重复项的列（或整个表格，如果你想在所有列都匹配的情况下删除）。

2. 打开删除重复项：

   点击Excel菜单栏上的“数据”选项卡。

   在“数据工具”组中，找到并点击“删除重复项”。

3. 选择要检查的列：

   在弹出的“删除重复项”对话框中，Excel会列出所有选定区域的列标题。

   • 如果你只想根据某一列（例如“姓名”）来判断重复项，就只勾选这一列。
   • 如果你想只有当所有列的值都相同时才算重复，就勾选所有列。

   重要提示：请确保你的数据有标题行，并且在对话框的顶部勾选了“数据包含标题”。如果你的数据没有标题行，Excel会默认将第一行数据当作标题，这可能会导致错误的结果。

4. 执行删除：

   点击“确定”。

Excel会告诉你删除了多少个重复值，以及保留了多少个唯一值。你也可以选择“撤销”来恢复原始数据。

2. 删除基于多列判断的重复项

假设你有一个包含“订单号”和“产品名称”的表格，你认为如果“订单号”和“产品名称”都相同，则表示该条记录是重复的。

1. 选择数据范围：

   选中包含“订单号”和“产品名称”这两列的数据。

2. 打开删除重复项：

   点击“数据”选项卡 -> “删除重复项”。

3. 选择判断列：

   在“删除重复项”对话框中，确保“数据包含标题”已勾选（如果你的数据有标题）。然后，只勾选“订单号”和“产品名称”这两列。取消勾选其他所有列。

4. 执行删除：

   点击“确定”。

这样，只有当“订单号”和“产品名称”都完全相同时，该行才会被视为重复项并被删除。

三、使用 COUNTIF 函数和筛选功能

这种方法结合了函数的计算能力和Excel的筛选功能，非常灵活，可以让你在保留原始数据的情况下，单独列出所有重复项。

1. 找出单个列的重复项

假设你的数据在 A 列，你想找出 A 列中所有重复出现的值。

1. 添加辅助列：

   在 A 列旁边添加一个新列，例如 B 列，作为辅助列。在 B 列的第一个单元格（例如 B2，假设 A2 是你的第一个数据）中，输入以下公式：

   =COUNTIF($A$2:$A$10, A2)

   公式解释：

   • `$A$2:$A$10`：这是你的数据范围（A列）。使用绝对引用，确保这个范围在公式下拉时不会改变。请根据实际数据行数调整 `10`。
   • `A2`：这是当前行的单元格引用。Excel 会自动将这个公式应用到 B 列的每一行，并根据当前行的 A 列值进行计数。
2. 填充公式：

   将 B2 单元格的公式向下拖动填充到所有数据行。

   现在，B 列的每个单元格都会显示 A 列对应的值出现了多少次。例如，如果 A2 的值在 A 列中出现了 3 次，那么 B2 的值就会是 3。

3. 筛选重复项：

   选中 B 列（包含公式的列）。

   点击“数据”选项卡，然后点击“筛选”。

   在 B 列的标题处会出现一个下拉箭头。点击它，然后选择“数字筛选” -> “大于”。

   在弹出的对话框中，输入 `1`，然后点击“确定”。

这样，你就筛选出了所有在 A 列中出现次数大于 1 的行，也就是重复项。

2. 找出跨越多列的重复项（整行重复）

这种方法稍微复杂一些，但非常强大。我们将使用一个 ARRAYFORMULA（数组公式）或者分步公式来实现。

方法一：使用辅助列和 COUNTIFS 函数 (Excel 2007及以上版本，推荐)

1. 添加辅助列：

   在你的数据旁边添加一个辅助列，例如 C 列。在 C2 单元格中输入以下公式：

   =COUNTIFS($A$2:$A$10, A2, $B$2:$B$10, B2)

   公式解释：

   • `$A$2:$A$10, A2`：这是第一个条件，表示计数 A 列中等于 A2 的单元格数量。
   • `$B$2:$B$10, B2`：这是第二个条件，表示计数 B 列中等于 B2 的单元格数量。
   • `COUNTIFS` 函数可以接受多个条件。

   重要提示：请根据你实际的列数和数据范围调整公式。如果你的重复判断需要基于 A、B、C 三列，公式将是：`=COUNTIFS($A$2:$A$10, A2, $B$2:$B$10, B2, $C$2:$C$10, C2)`。

2. 填充公式：

   将 C2 单元格的公式向下拖动填充到所有数据行。

3. 筛选重复项：

   选中 C 列。点击“数据”选项卡 -> “筛选”。

   在 C 列的标题处，点击下拉箭头，选择“数字筛选” -> “大于”。

   在弹出的对话框中，输入 `1`，然后点击“确定”。

这样，所有在 A、B 两列（或你指定的列）中都重复的行就会被筛选出来。

方法二：使用数组公式 (Excel 2019及Microsoft 365，更简洁)

如果你使用的是较新版本的 Excel，可以使用数组公式来更简洁地实现。

1. 选择输出区域：

   在你想要显示筛选结果的区域，选择与你的原始数据相同列数的区域。

2. 输入数组公式：

   在一个空单元格（例如 G2），输入以下公式，然后按 Ctrl + Shift + Enter 键（而不是直接按 Enter 键）来确认：

   =FILTER(A2:D10, COUNTIFS(A2:A10, A2:A10, B2:B10, B2:B10)>1)

   公式解释：

   • `FILTER(array, include)`：这个函数会根据指定的条件（include）从一个数组（array）中筛选出满足条件的元素。
   • `A2:D10`：这是你的原始数据区域。
   • `COUNTIFS(A2:A10, A2:A10, B2:B10, B2:B10)`：这个部分稍微复杂。它会创建一个与你的数据区域大小相同的数组。对于每一行，它会计算该行在 A 列的值在 A 列中出现的次数，以及在 B 列的值在 B 列中出现的次数。当两列都匹配时，`COUNTIFS` 的结果会大于 1。
   • `>1`：这是 `FILTER` 函数的 `include` 参数，表示只保留 `COUNTIFS` 结果大于 1 的行。

   重要提示：

   • 请务必根据你的实际数据范围调整 `A2:D10` 和 `A2:A10`、`B2:B10` 等。
   • 如果需要判断更多列是否重复，需要将 `COUNTIFS` 函数中的条件扩展。例如，判断 A、B、C 三列重复：`=FILTER(A2:D10, COUNTIFS(A2:A10, A2:A10, B2:B10, B2:B10, C2:C10, C2:C10)>1)`。
   • 如果你的 Excel 版本不支持 `FILTER` 函数，请使用方法一。

四、其他注意事项

• 区分大小写：Excel 的条件格式和“删除重复项”功能默认是不区分大小写的。如果你需要区分大小写，可能需要使用更复杂的公式或 VBA 宏。
• 空格：注意单元格内的前导、尾随空格或者多个连续空格，这些都会被 Excel 视为不同的值。在使用“删除重复项”之前，最好先使用“查找和替换”功能清除这些多余的空格。
• 数据类型：确保你要比较的数据类型一致。例如，数字和文本格式的“1”在 Excel 中可能会被视为不同。
• 备份数据：在执行“删除重复项”操作之前，强烈建议备份你的 Excel 文件，以防误操作导致数据丢失。
• 性能考虑：对于非常大的数据集（几十万行以上），某些方法（尤其是包含大量复杂公式的）可能会影响 Excel 的性能。在这种情况下，可以考虑使用 Power Query（数据获取和转换）或者 VBA 来处理。

通过以上几种方法，你可以根据自己的需求，灵活地在 Excel 表格中筛选、查找或删除重复项，提高数据处理的效率和准确性。