认证机构宜建立实施并保持远程审核过程控制的成文信息 以确保远程审核的 和有效性

认证机构应如何建立、实施并保持远程审核过程控制的成文信息，以确保远程审核的性和有效性？

认证机构应通过制定清晰的远程审核政策和程序文档，明确审核目标、范围、方法、人员资质要求、沟通机制、证据收集与记录规范、报告格式、不符合项处理流程以及信息安全措施，来建立、实施并保持远程审核过程控制的成文信息，以确保其性和有效性。

远程审核作为一种日益普遍的审核模式，其成功与否在很大程度上依赖于完善的过程控制和清晰的成文信息。本文将深入探讨认证机构在建立、实施和保持远程审核过程控制的成文信息方面的具体要求和最佳实践，旨在确保远程审核的性和有效性。

一、 远程审核过程控制成文信息的核心要素

认证机构需要构建一套全面的成文信息体系，以指导和规范远程审核的各个环节。这套体系的核心要素应包括但不限于以下几个方面：

1. 远程审核政策与总则

• 定义与目的：清晰界定远程审核的含义、适用范围以及其在认证体系中的定位，明确远程审核的目标是保持认证的性和有效性，并支持持续改进。
• 适用性说明：阐述哪些类型的审核（如初次审核、监督审核、复评审核、特定模块审核）适合采用远程方式，以及哪些情况不适合远程审核。
• 基本原则：强调远程审核应遵循的原则，如保密性、客观性、公正性、独立性以及证据导向。
• 相关法规与标准遵循：明确远程审核过程应符合的国家、行业以及国际相关法规、标准和指南的要求。

2. 远程审核程序文件

这是远程审核过程控制的“操作手册”，需要详尽描述具体的操作步骤和要求。

• 远程审核准备阶段：
  • 审核计划制定：明确远程审核的审核范围、目标、依据标准、审核员、审核时间、沟通方式、所需文件和信息。
  • 审核员资质与培训：规定远程审核员应具备的专业知识、审核技能以及对远程审核技术和工具的熟悉程度。强调定期对审核员进行远程审核相关技能的培训。
  • 受审核方准备：提供清晰的指南，指导受审核方准备远程审核所需的文件、记录、系统访问权限、技术设备等。
  • 技术方案准备：明确审核过程中将使用的远程会议平台、文件共享工具、数据传输安全协议等。
• 远程审核实施阶段：
  • 沟通与协调：规定审核组长与受审核方的沟通频率、方式和内容，确保双方对审核进展有清晰的了解。
  • 文件审阅：详细说明如何通过远程方式接收、审阅受审核方的文件和记录，包括文件格式要求、审阅标准和发现问题时的记录方式。
  • 过程观察与访谈：指导审核员如何利用远程技术（如视频会议、屏幕共享、远程访问系统）观察受审核方活动、进行人员访谈，并收集有效的证据。
  • 证据收集与记录：规定审核员收集证据的方式、格式和存储要求，强调证据的完整性、准确性和可追溯性。
  • 信息安全与保密：明确在远程过程中如何保护受审核方的敏感信息，包括数据传输、存储和访问的保密措施。
• 远程审核结束阶段：
  • 审核总结与报告：规定远程审核报告的格式、内容和撰写要求，确保报告准确反映审核发现，包括符合项、不符合项以及改进建议。
  • 不符合项处理：明确远程审核发现的不符合项的分类、通报、纠正措施的提交和验证流程。
  • 审核结束与后续：规定审核结束的标志，以及后续的认证决定或认证维持流程。

3. 远程审核技术与工具指南

• 技术平台选择与使用：列出推荐使用的远程会议平台、文件共享工具、安全通信渠道，并提供基本的使用指南和故障排除方法。
• 设备要求：明确远程审核员和受审核方在设备（如电脑、摄像头、麦克风、网络连接）方面应达到的基本要求。
• 网络安全措施：说明如何保障远程通信和数据传输的网络安全，包括使用加密连接、防火墙等。

4. 远程审核员能力要求与培训计划

• 专业能力：强调远程审核员应具备扎实的专业知识和行业经验。
• 技术能力：要求远程审核员熟悉并能熟练操作远程审核所需的各种技术工具。
• 沟通与协调能力：提升远程沟通技巧，能够有效与受审核方进行远程互动和信息获取。
• 培训内容：制定针对远程审核特点的培训课程，包括远程审核的策略、技巧、工具使用、风险控制和信息安全等。

5. 远程审核风险评估与管理

• 潜在风险识别：识别远程审核可能面临的风险，如技术故障、网络中断、信息泄露、证据不充分、沟通障碍、受审核方舞弊等。
• 风险应对措施：针对识别出的风险，制定相应的预防和应对措施。
• 应急预案：建立面对突发情况（如系统崩溃、断电）的应急预案，明确备用方案和联系方式。

二、 实施与保持成文信息的关键环节

仅仅拥有成文信息是不够的，更重要的是有效实施并持续保持其有效性。

1. 培训与宣贯

确保所有参与远程审核的内部人员（审核员、审核协调员、管理层）以及受审核方都充分理解和掌握相关的成文信息。定期组织培训，并提供易于获取的培训材料。

2. 持续更新与改进

远程审核技术和环境在不断变化，认证机构应建立机制，定期审查和更新远程审核政策、程序和指南，以反映最新的技术发展、法规要求和审核经验。鼓励从审核实践中收集反馈，并用于改进成文信息。

3. 监督与评估

建立内部监督机制，定期评估远程审核过程的执行情况，检查成文信息的遵守程度，并收集关于远程审核有效性和效率的反馈。对审核员的表现进行评估，并提供持续的指导和支持。

4. 记录与追溯

所有远程审核的活动、证据、沟通记录以及不符合项的处理过程都必须进行详细记录，并妥善保管，以便在需要时进行追溯和审查。这不仅是证据的要求，也是质量管理的重要体现。

5. 技术支持与保障

提供必要的技术支持，确保远程审核的技术平台稳定运行，并为审核员和受审核方提供必要的帮助。选择可靠的技术供应商，并建立有效的技术支持流程。

三、 确保远程审核的性和有效性

通过上述成文信息的建立、实施和保持，认证机构可以有效解决远程审核带来的挑战，从而确保其性和有效性：

• 性：
  • 明确的流程和证据要求，确保审核过程的客观性和可重复性。
  • 严格的审核员资质和培训，保证审核员具备执行远程审核的能力。
  • 信息安全和保密措施，保护受审核方的信息安全。
  • 清晰的不符合项处理流程，确保认证决定基于充分的证据。
• 有效性：
  • 高效性：减少差旅成本和时间，提高审核效率。
  • 覆盖面：在某些情况下，远程审核可以更灵活地覆盖更广泛的地点和活动。
  • 实时性：利用远程技术，可以更及时地获取现场信息和动态。
  • 持续改进：通过远程监控和沟通，有助于促使受审核方持续改进其管理体系。

总之，建立、实施并保持远程审核过程控制的成文信息，是认证机构确保远程审核质量、提升服务水平的关键。这需要持续的投入、精心的设计以及对细节的关注，才能真正发挥远程审核的优势，为客户提供可靠、有效的认证服务。